Prozessoptimierung

Hier finden Sie exemplarisch einige Beispiele aus unserer täglichen Praxis. Aus Diskretionsgründen nennen wir lediglich die Branche, in der die Unternehmen tätig sind. 

 

 

Prüfung von ECM-Produkten nach Trusted Product ECMready 

ECMready wird bei dem TÜViT als Prüfzeichen im Bereich Trusted Product geführt. Poolworxx wurde mit der Überprüfung der, von den Systemherstellern zugesicherten, Produkteigenschaften anhand eines umfangreichen Kriterienkatalogs an einer installierten Referenzinstallation beauftragt.

 

Geprüft werden die Funktionsbausteine

 

• Document Management

• Workflow / BPM

• Collaboration

• Recordsmanagement

• Web Content Management 

 

der Produkte:

OS|ECM Version 6 (OPTIMAL SYSTEMS GmbH) Zertifikat

nscale Version 6 (Ceyoniq Technology GmbH) Zertifikat

 

BRANCHE: Unternehmensberatung

 

Automatisierte Posteingangsbearbeitung/ Mailroom-Solutions

Durchführung Vergleichstest „Mailroom Solutions/Posteingangssysteme“ 2008

 

Der Ablauf der Benchmarks gliederte sich an zwei Arbeitstagen wie folgt:

 

Installation:

Am ersten Testtag wurde den Herstellern die Gelegenheit
gegeben, das Testsystem entsprechend den Anforderungen
zu konfigurieren und die Testsoftware zu installieren.

 

Feinabstimmung:

Nach der Installation konnten die Hersteller das
vorkonfigurierte System gezielt mithilfe von Trainings-Images
auf das Beleggut abstimmen. Hierzu wurde vor Ort ein
Datenträger mit Trainingsdaten übergeben. Nach
erfolgreicher Feinjustierung mussten die Trainingsdaten samt
allen damit verknüpften Ergebnis- oder Arbeitsdateien wieder
vom System entfernt werden.

 

Systemeinführung:

In einer Einführung wurden die einzelnen Komponenten des
Testsystems durch den Teilnehmer demonstriert und
erläutert. Dies sollte an zwei realen Anwendungsszenarien
erfolgen, im Konkreten waren dies das Neuanlegen einer
Anwendung zur Klassifikation und Extraktion am Beispiel der
Dokumenttypen Adressänderung und Kündigung, und die
Optimierung und Betrieb der neuangelegten Anwendung.

 

Benchmarkdurchlauf:

Für den eigentlichen Testlauf wurden die Benchmarkdaten
auf einer CD übergeben. Nach dem Import der Bilddateien
wurden diese vom System verarbeitet und die Ergebnisse in
einer unkorrigierten Ergebnisdatei zur Verfügung gestellt.
Diese Ergebnisdatei wurde gemeinsam hinsichtlich des
Formats geprüft, damit die Auswertung gegen die im Vorfeld erstellten Referenzergebnisdaten durchgeführt werden konnte.

 

 

Teilnehmer:

 

• EMC Deutschland GmbH mit dem Produkt Input Accel und Dispatcher
• Gaa GmbH mit dem Produkt Insiders smartFIX SUITE 4.0
• Kofax Deutschland AG mit dem Produkt Kofax Capture 8.0 (KC8) und Kofax Transformation Modules 3.5 (KTM 3.5)
• Top Image Systems Deutschland GmbH mit dem Produkt eFLOW4

BRANCHE: Unternemensberatung

 

Prozessanalyse eines DMS Systems
Ein bestehendes DMS System mit Archiv soll ausgebaut werden und bestehende Systeme daran angebunden werden. Im Stadium einer Voranalyse wurden die Prozesse aufgenommen, analysiert und dokumentiert.

 

BRANCHE: Medizintechnik

Archivmigration
Daten aus einem vorhandenem Archiv wurden extrahiert und in das neue Archiv migriert. Dazu wurden zirka 25 Millionen Images aufbereitet, aufgrund neuer Anforderungen erneut durch eine OCR bearbeitet, dezentral in Vietnam nachbearbeitet und an das neue Archiv gesendet.

 

BRANCHE: Transport & Logistik

Planung und Aufbau eines CRM Systems
Schnittstellenarchitektur und Systemarchitektur für ein neues CRM Systm mit verteilten Usern und Dienstleistern mussten geplant, erstellt und dokumentiert werden.

 

BRANCHE: Transport & Logistik

Konzeptionierung und Planung einer Posteingangslösung
Die eingehende Tagespost wird nach vorgegebenen Kriterien vorsortiert und geöffnet. Vorgegebene Bestimmungen der Versicherung für die Handhabung der Dokumente müssen eingehalten werden. Die geöffnete Post wird gescannt und gemäß den Vorgaben an ein Workflowsystem zur Weiterverarbeitung/ Bearbeitung geleitet.

 

BRANCHE: Versicherung

Archivanalyse
Ein vorhandenes Archiv sollte in der Funktionalität 1:1 durch ein neues abgelöst werden. Die Funktionalität und der Datenbestand des bestehenden Archivs wurde analysiert und ein Umsetzungskonzept sowie ein Pflichten- und Lastenheft für das neue Archiv erstellt.

 

BRANCHE: Transport & Logistik

Ablösung einer bestehenden OCR-Lösung
Durchführung einer Prozess- und Datenanalyse der bestehenden OCR-Lösung (zirka 50.000 täglich eingehende Images pro Tag).  Erstellung von Pflichten- und Lastenheften, Schnittstellenvereinbarungen und Umsetzungskonzepten zur Migration auf eine bestehende OCR Plattform. Analyse und Konzeption der erforderlichen Komponenten und Hardware. Redesign der Prozesse.

 

BRANCHE: Transport & Logistik

Formular- und scannerunabhängige Scanlösung
Erstellung einer scanner- und formularunabhängigen Scanlösung zur Belieferung der im Einsatz befindlichen OCR-Plattform für den konzernweiten Einsatz. Prozess- und Anforderungsanalyse, Scanner-Benchmark, Anbieterauswahl, Konzeptionierung, Test, Roll-Out und Einführung.

 

BRANCHE: Transport & Logistik

Migration von EDI-Datenströmen auf Abrechnungsplattform
Um die eingeführte OCR-Vorabrechnungssystemplattform weiter auszubauen, sollten die diversen eingehenden EDI-Datenströme zentral über ein System laufen und die vorhandenen Schnittstellen nutzen. Auf diese Art sollten entsprechende Anpassungen und Transfervolumen im Bereich der EDI-Datenkonverter eingespart werden. Durch die Aufschaltung konnten dann 90% des Gesamtumsatzes über dieses System zu Abrechnung an SAP übergeben werden. Durchführung von Prozessanalysen, Prozessmodellierung, Performanceanalyse, Feinkonzeption, Schnittstellenvereinbarungen, Testmanagement, ….

 

BRANCHE: Transport & Logistik

Prozessanalyse/ Prozessdokumentation
Prozessanalyse und Prozessdokumentation verschiedener Versicherungsprozesse wie zum Beispiel Schadensabwicklung, Neukundenantrag, Lebensversicherung, KFZ-Versicherung.

 

BRANCHE: Versicherung

OCR-Systemmigration
Migration einer bestehenden OCR-Lösung auf eine neue OCR- Vorabrechnungssystemplattform. Erstellung von Pflichten- und Lastenheften sowie Schnittstellenvereinbarungen zu Archiv, Data-Warehouse und SAP-Systemen.

 

BRANCHE: Transport & Logistik

OCR- und Archivwartung / -weiterentwicklung
Unterstützung in einem OCR- und Archivprojekt. Durchführung von wartungs- und fachseitig getriebenen Weiterentwicklungen.

 

BRANCHE: Transport & Logistik

Anbindung von Außenstellen als dezentrale Stationen
Aufgrund einer Restrukturierung des Vertriebes wurde die gesamte IT-technische Unterstützung ebenfalls restrukturiert. Zum einen wurde eine Warenwirtschaft eingeführt, die die Anbindung über Citrix Metaframe erlaubt. Zum anderen wurde eine Vertriebsinformationssoftware eingeführt. Zunächst wurden entsprechende Lasten- und Pflichtenhefte erstellt, in denen die genauen Anforderungen festgehalten wurden. Auf dieser Basis wurden für beide Systeme Benchmarks durchgeführt und die Software ausgewählt. Unter Führung des Projektteams wurden 14 Standorte deutschlandweit mit allen Anwendungen der ca. 200 User (Warenwirtschaft, MS Office, Outlook, Vertriebsinformationssystem) an die Zentrale angebunden. Das Projekt wurde von der Konzeptionierung über die Schulungen der User bis zur Einführung durchgeführt.

 

BRANCHE: Büromöbelindustrie

Auswahl und Einführung einer Warenwirtschaft mit CAD-Planungssoftware
Unsere Aufgaben: Erstellung von Pflichten- und Lastenheften für die Auswahl einer Warenwirtschaft mit einer verbundenen CAD-Büroplanungssoftware. Durchführung von der Erstellung der Feinkonzepte über die Realisierung bis hin zu Roll-Out, Schulung und Support.

 

BRANCHE: Büromöbelindustrie