Die Verfahrensdokumentation

Dokumentation ist nicht gleich Dokumentation.

Die Verfahrensdokumentation auf Grundlage der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) spielt eine wesentliche
Rolle auf dem Weg zur GDPdU-Konformität Ihres Unternehmen. Auch eine bereits vorhandene Verfahrensdokumentation sollten Sie unbedingt hinsichtlich der „GDPdU“-Konformität überprüfen und anpassen.

Wir beraten Sie zu allen Aspekten der Verfahrensdokumentation:

• Sie können sowohl die Erstellung als auch die Überprüfung und Anpassung der Verfahrensdokumentation an Poolworxx delegieren.
• Gegebenfalls helfen wir Ihnen bei der Auswahl einer geeigneten Software.
• Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Abstimmung mit anderen Dokumentationen Ihres Unternehmens wie zum Beispiel dem Datenschutz- oder Qualitätsmanagement-Handbuch.

Unser Tipp:

Beachten Sie, dass Sie auch bei fremderworbener Software, bei der die Dokumentation vom Hersteller angefertigt wird, dafür verantwortlich sind, dass im Bedarfsfalle auch die Teile der Verfahrensdokumentation eingesehen werden können, die Ihnen nicht ausgehändigt worden sind!

Die GoBS im Netz:
www.bundesfinanzministerium.de

Bernhard Lindgens vom BfF* zur korrekten Verfahrensdokumentation:

"Die digitale Betriebsprüfung kommt. Und die Finanzabteilung wie auch die IT-Fraktion müssen gemeinsam in der Lage sein, dem Prüfer alle Informationen zu geben, die er für das Verständnis und die Prüfung der DV-Buchführung braucht. Die Analyse darüber, in welchen Systemen steuerrelevante Daten liegen und wie diese von den verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden, reicht wesentlich tiefer als die bloße Betrachtung der Buchhaltungssoftware. Ein Betriebsprüfer wird sich nun auch dafür interessieren, wie ein Webshop an das ERP-System angebunden ist oder auf welche Weise die Daten aus der Reisekostenabrechung, der Zeiterfassung oder aus dem Kassensystem eingebunden werden. Dabei spielen jedoch nicht nur die technischen Beschreibungen zu eingesetzter Hard- und Software, Schnittstellen oder Datenformaten eine wichtige Rolle, sondern auch detaillierte Arbeitsanweisungen zu den verschiedenen Tätigkeiten.  Es geht also nicht nur um die eigentlichen Geschäftsvorfälle, sondern um die Dokumentation des gesamten Abrechungsverfahrens."

* Bundesamt für Finanzen